Pengertian Arsip Berdasarkan penjelasan dari Para Ahli (Drs. The Liang Gie, KBBI, UU, LAN)

Dunia-Pendidik.Com--Kali ini akan dibicarakan mengenai apa definisi dokumentasi yang benar. Kata dokumentasi mungkin telah sering anda dengar, bahkan di perkantoran dapat dengan gampang kita temui format bentuk arsip. Lalu apa sebenarnya makna kata dokumentasi secara umum, secara etimologi dan menurut sejumlah pakar?

Arsip secara etimologi adalah kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada giliannya diserap dari bahasa Perancis archives dan dibacakan sebagai /ʔɑr’ʃiv/. Pengucapan dan teknik penulisan dalam bahasa Indonesia ini tampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada tadinya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, format jamak dari αρχείον arkheion, “balai kota”.

Pengertian  Arsip


Dalam bahasa inggris, dokumentasi dinyatakan dengan istilah file, yang bersal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada tadinya orang-orang inggris membulatkan warkat dengan teknik mengikatnya dengan tali atau benang.

Arsip secara umum ialah catatan rekaman pekerjaan atau sumber informasi dengan sekian banyak  macam format yang diciptakan oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pengamalan kegiatan. Yaitu pusat ingatan untuk seluruh pekerjaan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses menurut* pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, ditabung dan dipelihara sedemikian rupa sekitar masih diperlukan.

Sedangkan menurut keterangan dari Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, pengertian dokumentasi atau kintaka ialah rekaman pekerjaan atau peristiwa dalam berbagai format dan media cocok dengan pertumbuhan teknologi informasi dan komunikasi yang diciptakan dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pengamalan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Jadi, arsip ialah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen beda dalam segala format dan sifatnya yang diciptakan atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang memiliki kegunaan dan dibentuk menurut keterangan dari sistem tertentu guna mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan pulang dengan cepat dan tepat.


Pengertian Arsip Berdasarkan keterangan dari Para Ahli

Arsip sendiri bisa berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang bisa dijadikan bukti sahih untuk sebuah  tindakan dan keputusan. Dengan adanya pertumbuhan teknologi, dokumentasi dapat berbentuk audio, video dan digital.

Arsip sangat bertolak belakang dengan bahan buku yang ada dalam perpustakaan. Arsip memiliki ciri eksklusif diantaranya ialah arsip mesti autentik dan terpercaya sebagai perangkat bukti yang sah, kabarnya utuh, dan menurut asas asal usul (principle of provenance) dan aturan pribumi(principle oforiginal order).

Arsip terdiri dari 2 jenis, antara beda:
  1. Arsip Konvensional; misal : dokumentasi kertas
  2. Arsip Media Baru; misal : dokumentasi micro film, kaset dll.
Mengingat jumlah dokumentasi yang semakin tidak sedikit dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka dibutuhkan manajemen pengelolaan dokumentasi yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui sejumlah pekerjaan atau pekerjaan untuk mengelola dokumentasi yang ada.

Baca Juga :  Pengertian Kearsipan Secara Umum dan Menurut Para Ahli Lengkap

Secara umum dokumentasi memiliki faedah untuk penunjang kegiatan administrasi, perangkat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain tersebut memiliki faedah primer dan sekunder. Arsip pun terdiri dari sekian banyak  jenis inilah ini.

Jenis Jenis Arsip

1). Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2). Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3). Arsip Inaktif

Arsip dinamis yang frekuensi pemakaiannya, guna penyelenggaraan administrasi telah menurun.

4). Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, guna perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun guna penyelenggaraan keseharian administrasi negara.

5). Arsip Duplikasi

Arsip yang format maupun isinya sama dengan dokumentasi aslinya.

Pengertian Arsip Berdasarkan keterangan dari Para Ahli

Dan guna lebih jelasnya tentang pengertian arsip, simak pendapat dan keterangan para berpengalaman dan pakar mengenai apa arti dokumentasi :

  • Berdasarkan keterangan dari Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Arsip ialah kumpulan warkat yang ditabung secara teratur, terencana, sebab mempunyai nilai sesuatu kegunaan supaya setiap kali dibutuhkan dapat cepat ditemukan kembali.


  • Berdasarkan keterangan dari Sutarto (1997; 200)
Arsip ialah suatu warkat yang ditabung secara sistematis sebab mempunyai sebuah kegunaan supaya setiap kali dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali.


  • Berdasarkan keterangan dari* KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Arsip ialah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari masa-masa yang lampau, ditabung dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), seringkali dikeluarkan oleh instansi resmi, ditabung dan dipelihara di lokasi khusus guna referensi.


  • Berdasarkan keterangan dari Ensiklopedi Administrasi
Segenap warkat dari sebuah organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diselenggarakan  dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi itu dan yang di anggap berharga untuk ditabung secara permanen untuk suatu keperluan.

Tempat dimana warkat-warkat organisasi ditabung secara tertib. Untuk definisi yang kedua ini lebih tepat ditetapkan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).


  • Berdasarkan keterangan dari Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip ialah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen beda dalam segala macam format dan sifatnya atau duplikat serta dengan segala teknik penciptaanya, dan yang didapatkan atau diterima oleh sebuah badan, sebagai bukti dari destinasi organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan beda pemerintah atau sebab pentingnya informasi yang terdapat di dalamnya.


  • Berdasarkan keterangan dari Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo
Tempat menyimpan secara tertata bahan-bahan tertulis (geschereven strukken). Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten).


  • Berdasarkan keterangan dari Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th 1979
  1. Arsip merupakan kelompok naskah atau dokumen yang disiapkan
  2. Arsip adalah gedung (ruang) penyimpanan kelompok naskah atau dokumen
  3. Arsip adalah organisasi atau lembaga yang mengubah* dan menyimpan kelompok naskah atau dokumen.

  • Berdasarkan keterangan dari Undang-Undang No.7 tahun 1971 mengenai “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1
  1. Naskah-naskah yang diciptakan dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam format corak apapun, baik dalam suasana tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan pekerjaan Pemerintah.
  2. Naskah-naskah yang diciptakan dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam format* corak apapun, baik dalam suasana tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pengamalan kebangsaan.
Demikianlah tulisan mengenai pengertian dokumentasi menurut keterangan dari para ahli, secara umum dan secara etimologi. Semoga berfungsi dan dapat menjadi referensi ilmu pengetahuan dalam mengetahui definisi dokumentasi yang benar.                       

Belum ada Komentar untuk "Pengertian Arsip Berdasarkan penjelasan dari Para Ahli (Drs. The Liang Gie, KBBI, UU, LAN)"

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel