Tugas Administrasi Beserta Tanggungjawab dan Skill yang Dibutuhkan

Dunia-Pendidik.Com - Administrasi adalah usaha dan pekerjaan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearifan untuk menjangkau tujuan. Dalam dunia bisnis dan perkantoran, seorang pegawai administrasi, yang biasa dinamakan sebagai admin, mempunyai tugas dan tanggungjawab yang urgen serta memerlukan skill dan kemahiran khusus tertentu.

Tugas Administrasi Beserta Tanggungjawab dan Skill yang Dibutuhkan

Seorang pegawai administrasi pun harus dapat tenang dan bekerja di bawah tekanan, sebab memang ada tidak sedikit jobdesc dan tanggungjawab yang mesti dilaksanakan dalam satu waktu. Pegawai administrasi pun mempunyai peran penting untuk kesuksesan suatu perusahaan.

Tiap perusahaan pasti memiliki kepandaian berbeda-beda berhubungan tugas-tugas seorang admin. Ada yang melulu bertugas menginput data dan mengelola dokumen, namun ada yang merangkap sebagai customer service guna menerima panggilan, atau sebagai sekretaris untuk menciptakan agenda kantor.

Tugas-Tugas Administrasi

Tugas administrasi secara umum ialah meyakinkan segala pekerjaan yang mempunyai sifat administratif atau ketatausahaan kantor atau perusahaan berlangsung dengan baik dan lancar. Dalam menjalankan peran tersebut, terdapat sejumlah tugas-tugas beda yang mesti dijalankan, sesuai kepandaian tiap-tiap perusahaan.

Berikut ini ialah beberapa tugas-tugas administrasi beserta tanggungjawab dan keterangan lengkapnya yang tidak jarang dijalankan di perusahaan-perusahaan di Indonesia.

  • Membuat Agenda Kantor
Admin perkantoran mempunyai tugas untuk menciptakan agenda kantor, yang adalahsalah satu tugas administrasi yang sangat penting. Staff administrasi pun merangkap jabatan sekretaris untuk menciptakan agenda perkantoran, tergolong menjadwal meeting dengan pihak luar, menyiapkan pertemuan dengan klien, dan beda sebagainya.

  • Menerima Panggilan Telepon
Salah satu tugas administrasi ialah menerima panggilan telepon dari pihak lain, untuk lantas diteruskan pada resepsionis atau unsur front office. Hal ini memang tampak sepele, tapi diperlukan skill komunikasi yang baik supaya pesan bisa tersampaikan.

  • Mengelola Dokumen Perusahaan
Tugas administrasi pun meliputi pengelolaan dokumen. Dokumen yang dimaksud ialah dokumen-dokumen urgen perusahaan, baik laporan keuangan, daftar harian, notulensi rapat, dan lain-lain. Dalam menjalankan tugas ini, seorang pegawai administrasi mesti mempunyai skill perkantoran secara umum.

  • Melakukan Entri Data
Tugas administrasi berikutnya ialah melakukan entri data perusahaan. Melakukan input dan entry data ini menjadi di antara tugas pokok administrasi. Data yang diinput ialah data-data urgen perusahaan. Terkadang dalam sejumlah perusahaan, dalam menjalankan tugas ini, administrasi ditolong divisi lain laksana divisi pergudangan atau inventaris.

  • Melakukan Pengarsipan Data
Selain mengerjakan input data, tugas admin pun melakukan pengarsipan data supaya tersimpan secara apik dan terstruktur. Arsip data dapat dibedakan menjadi dokumentasi data jasmani atau elektronik. Arsip data jasmani meliputi laporan, bukti transaksi, surat jalan, dan sebagainya. Sedangkan dokumentasi digital atau elektronik ditabung dalam format file di komputer atau laptop.

  • Melakukan Perekapan Data
Di samping penginputan data dan pengarsipan data, admin pun bertugas mengerjakan perekapan data. Data-data yang telah ada direkap berubah menjadi lebih ringkas dan tersimpan secara sistematis, sampai-sampai menjadi lebih gampang untuk diperiksa ulang di lantas hari.

  • Mengarsip Surat Masuk dan Keluar
Seorang pegawai administrasi pun bertugas melakukan dokumentasi pada surat masuk dan keluar. Admin bertugas memilah-milah surat, paket, kiriman, pemesanan, sampai email yang masuk pada perusahaan, dan andai penting, maka lantas diteruskan pada pihak-pihak berhubungan yang dituju.

  • Mengelola Buku Harian
Tugas admin selanjutnya ialah melakukan pengelolaan kitab harian. Artinya seorang pegawai administrasi mencatat pekerjaan harian di suatu kantor atau instansi yang lantas direkap, disusun, dan disalin dengan baik dalam sebuah kitab harian.

  • Memesan Persediaan Kantor
Di samping tugas-tugas dasar lain, pegawai administrasi pun mempunyai tugas untuk meluangkan layanan kantor, yaitu persediaan perangkat tulis kantor. Pegawai administrasi mengerjakan pemesanan alat-alat tulis kantor sampai-sampai selalu tercukupi kebutuhannya tiap saat.

  • Menyiapkan Akomodasi Kunjungan Kerja
Tugas administrasi lainnya ialah menyiapkan tiket dan akomodasi andai perusahaan bakal melakukan trafik kerja atau trafik luar kantor. Pegawai administrasi memesan tiket perjalanan serta penginapan serta akomodasi beda yang diperlukan oleh perusahaan.

  • Melayani Klien
Dalam sejumlah perusahaan, seorang pegawai administrasi pun bertugas guna menyapa dan melayani klien, walau pada sejumlah perusahaan mempunyai posisi tersendiri guna orang yang melayani klien. Tugas ini pun termasuk penting, sehingga diperlukan skill komunikasi yang baik.

Nah itulah referensi sejumlah tugas administrasi beserta kewenangan dan tanggungjawabnya. Tentunya tugas administrasi tidak dapat dipandang remeh sebab mempunyai peran urgen dalam peradaban sebuah perusahaan, serta dibutukan skill-skill tertentu guna menjalankannya.                       

Belum ada Komentar untuk "Tugas Administrasi Beserta Tanggungjawab dan Skill yang Dibutuhkan"

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel